FAQ för konsulter i uppdrag

Ja, det gör vi! Det är därför mycket värdefullt att du laddar upp CV och bygger en konsultprofil. På så sätt kan vi i våra sökningar kontakta er för att stämma av intresse för ett uppdrag som matchar konsultens erfarenhet och kompetensområde.

I vår konsultportal kan du bygga konsultprofiler åt dig själv eller dina konsulter. Där kan du ladda upp ett CV, lägga in en beskrivning av konsulten och märka upp profilen med ”skills”.

En välbyggd profil gör det enklare för oss att hitta matchande uppdrag och i aktiva sökningar efter kompetens.

Nej, du måste inte ladda upp ett CV, men vi rekommenderar dig göra detta och bygga din eller dina konsulters konsultprofil. Det gör det enklare för oss att se vilken kompetens och erfarenhet en konsult besitter, samt hjälpa er hitta matchande uppdrag.

En ansökan till ett uppdrag måste dock alltid innehålla ett aktuellt CV.

Nej, det är helt kostnadsfritt.

Klicka här för att anmäla dig till vårt nätverk

Nej, du behöver inte ha ett eget bolag för att gå med i vårt nätverk. För att ta ett uppdrag via oss behöver du dock ha ett eget bolag eller vara anställd på ett konsultbolag.

Om du inte har ett eget bolag kan du fylla i ditt namn följt av ”Kommer starta eget” som företagsnamn och organisationsnummer i kontoansökan.

Som medlem i vårt nätverk får du tillgång till att ansöka de uppdrag vi publicerar och stöd av oss i ansökningsprocessen. Vårt mål är att hjälpa konsulter till sina drömuppdrag.

Vi har kunder inom många intressanta branscher och arbetar aktivt för att hitta spännande och utvecklande uppdrag till vårt konsultnätverk.

Huruvida du är berättigad till ersättning för övertid framgår i slutkundens allmänna villkor, övertid måste vara godkänd och beordrad av slutkunden. För att du ska kunna rapportera övertid måste det vara aktiverat som en tidskomponent på ditt avtal i portalen.

Kontakta ekonomi@asociety.se om komponenter för övertid saknas.

Ja, traktamente faktureras genom tidrapporten under fliken Expenses, för att du ska kunna rapportera traktamente måste produkten Expenses vara aktiverat på ditt avtal i portalen.

Inrikestraktamente för inkomstår 2024 är 290 kr/dygn. Detta betalas ut vid tjänsteresa vid följande förutsättningar: 1) i samband med övernattning 2) resan sker till en plats mer än 50 km från din vanliga arbetsplats och 3) resan sker till en plats mer än 50 km från din bostad. Avresedagen räknas som hel dag om du åkte före klockan 12.00 och hemresedagen räknas som hel dag om du kom tillbaka efter klockan 19.00.

Regler kring traktamente finns och information kring utlandstraktamente finns att läsa på www.skatteverket.se.

Om tidskomponenten saknas måste den läggas till i ditt avtal för att kunna rapporteras. Kontakta ekonomi@asociety.se för att få hjälp med att lägga till komponenten.

För att du ska kunna rapportera restid måste det vara aktiverat som en tidskomponent på ditt avtal i portalen. Huruvida du är berättigad till ersättning av restid framgår i slutkundens allmänna villkor.

Kontakta ekonomi@asociety.se om komponenten saknas eller om du är osäker på om du har rätt till restidsersättning.

A Society har ett samarbete med Resurs Bank som är ett factoringbolag. Tjänsten innebär att ni kan sälja era fakturor ställda till A Society AB och få betalt direkt.

Kontakta oss på ekonomi@asociety.se för mer information.

Om du vill använda dig av ett annat factoringbolag går det såklart bra, meddela oss om du väljer en annan lösning.

Ja, kvitto ska alltid bifogas i tidrapporten för alla utlägg och resor som rapporteras. Kostnader som ej kräver kvitto är traktamente och milersättning. För traktamente ska det tydligt framgå datum och land resan gjordes i. För milersättning skall datum och distans tydligt framgå.

Kvitton kan bifogas under Documents eller Receipts i tidrapporten.

För detaljerad instruktion se: https://asociety.inkopio.com/vms/documents

Benämningen för utlägg/resor då man är konsult är kostnadskomponenter. Detta då man utför konsulttjänster och eventuella utlägg/resor därför är en förutsättning för att tjänsterna ska kunna utföras.

För inrikes kostnader skall kostnadskomponenterna rapporteras exklusive moms. Moms om 25% läggs automatiskt på när självfakturan skapas.

På utrikes kostnader är det totala beloppet man betalat som ska faktureras; dvs eventuell utländsk moms skall inte dras av från kvittot.

Ja, om arbete utförs i Sverige ska du vara registrerad för F-skatt, oavsett om du är anställd av ett svenskt eller utländskt bolag.

Tidrapporten ska som standard skickas in den sista varje månad. Korrigeringar och tillägg kan rapporteras mellan den 1–5 arbetsdagen nästkommande månad.

Se era betalningsvillkor i uppdragsavtalet.

Betalningsvillkor +5 dagar eller pay-when-paid innebär att ni får betalt inom 5 arbetsdagar efter det att kunden betalat A Society.

Klicka på ditt kontonamn (vanligtvis ditt eget namn) i det övre vänstra hörnet, under profilbilden. Klicka sedan på bolagets namn i listan. Navigera till fliken Payment i den nya vyn och klicka på Add för att lägga till nya betalningsuppgifter. För att redigera befintliga uppgifter klickar du på Edit på raden för uppgifterna som ska ändras.

OBS! Ditt konto måste ha en av rättigheterna CEO eller Administrator för att du ska kunna redigera uppgifterna.

För detaljerad guide över hur du hittar uppdaterar bolagets uppgifter, följ länken: https://asociety.inkopio.com/vms/documents

Om du får ett felmeddelande när du ska tidrapportera beror det i de flesta fall på att det inte krävs för ditt befintliga uppdrag. Anledningen till det kan exempelvis vara att kunden själv tillämpar självfaktureringen och därför skickar din tidrapport direkt till oss.

Om du är osäker på vad som gäller för ditt uppdrag, eller om du har kunnat tidrapportera tidigare, kontakta ekonomi@asociety.se.

För att rapportera utlägg/kostnadskomponent måste detta vara aktiverat på ditt avtal i portalen, om du får ett felmeddelande när du ska lägga in utlägg saknas det på ditt avtal.

Utlägg/kostnadskomponent måste vara godkänt och en del av överenskommelsen med slutkund för att kunna läggas till på avtalet.

Kontakta ekonomi@asociety.se för att få hjälp med att lägga till komponenten.

Om en tidskomponent eller produkt saknas måste den läggas till i ditt avtal för att kunna rapporteras. Kontakta ekonomi@asociety.se för att få hjälp med att lägga till komponenten.

Tidskomponenten/produkten måste vara godkänd och en del av överenskommelsen med slutkund för att kunna läggas till på avtalet.

Exempel på tidskomponenter/produkter är: övertid, distanstillägg och utlägg.

Att du inte har mottagit självfakturan kan ha flera olika anledningar. Följ nedan steg för att säkerställa att det inte föreligger ett systemfel.

Tidrapportering sker i vår konsultportal:

• Säkerställ att tidrapporten är ifylld och har status Submitted.
• Vi fakturerar 1–5 arbetsdagen i månaden. Om du skickat in tidrapporten utanför den perioden kommer din faktura att skickas nästkommande faktureringsperiod.
• Säkerställ att rätt e-postadress ligger som mottagare av fakturan. Fakturan skickas till den e-postadress som är inlagd i fältet Email – finance department på bolagets konto i konsultportalen. Om rätt adress är inlagd, vänligen kontrollera även e-postadressens skräppost.

Tidrapportering sker endast hos slutkunden:

• Kontrollera att du slutfört tidrapporten i slutkundens system, samt att den är godkänd inom deadline för fakturering.
• Säkerställ att rätt e-postadress ligger som mottagare av fakturan. Fakturan skickas till den e-postadress som är inlagd i fältet Email – finance department på bolagets konto i konsultportalen. Om rätt adress är inlagd, vänligen kontrollera även e-postadressens skräppost.

Du kan på egen hand kontrollera status på dina fakturor i portalen genom att navigera till Selfbilling invoices och välja den månad du vill se fakturor för.

Om du efter att ha följt ovan steg fortfarande är osäker på varför du ännu inte mottagit fakturan, kontakta vår ekonomiavdelning på ekonomi@asociety.se.

För detaljerad guide hur du hittar din faktura själv och uppdaterar bolagets kontakter, följ länken: https://asociety.inkopio.com/vms/documents

Tidrapporterna skickas till den adress som är inlagd i fältet Email – time and cost reports på bolagets konto i konsultportalen.

Det går även att hitta tidrapporterna direkt i portalen genom att gå till Time reports i menyn. Du som har ett konto med rollen Sales, Administrator eller CEO kan se samtliga tidrapporter kopplade till bolaget.

Självfakturan skickas till den e-postadress som är inlagd i fältet Email – finance department på bolagets konto i konsultportalen. Det går endast att ha en mottagaradress för fakturan.

Det går även att hitta fakturan direkt i portalen genom att gå till Selfbilling invoices i menyn.

A Society tillämpar självfakturering, vilket innebär att du som leverantör till oss inte skickar en traditionell faktura varje månad. I stället rapporterar uppdragstagaren tid och utlägg i vår konsultportal, och utifrån tidrapporten skapas sedan en självfaktura. Kort kan man säga att vi fakturerar oss själva i ert ställe.

Våra sändlistor är baserade på kompetensområden och regioner. Som en del av våra sökningar efter kompetenser till uppdrag gör vi utskick till medlemmar av de sändlistor som är relevanta för ett uppdrag. Det är alltså ett enkelt sätt för dig att ta del av riktade utskick av våra uppdrag baserat på ditt bolags kompetensområden och verksamhetsort.

För att ansluta till en sändlista navigerar du till Send lists i menyn. Här finns två kolumner, den vänstra visar de sändlistor bolaget redan är ansluten till och den högra visar de sändlistor som är tillgängliga att ansluta till. Klicka på plustecknet (+) bredvid en listas namn för att ansluta eller avregistrera dig från den.

När du ansluter till en sändlista ansluts även bolagets konto till sändlistan. Utskicken kommer till den som anmält sig till sändlistan och de e-postadresser som är inlagda i kontaktfältet Requisitions på bolagets konto. Om en kollega redan har anslutit till en sändlista kan du därför inte göra det på nytt med ditt konto. Vill även du ta del av utskicken från den listan behöver du i stället lägga in din e-postadress i kontaktfältet på bolagets konto (separera adresserna med ett kommatecken (,).

För detaljerad guide över sändlistor, följ länken: https://asociety.inkopio.com/vms/documents

Klicka på ditt kontonamn (vanligtvis ditt eget namn) i det övre vänstra hörnet, under profilbilden. Klicka sedan på User account i listan för att komma till dina kontoinställningar, navigera sedan till fliken Notifications. Här kan du välja att aktivera eller avaktivera dagliga och veckovisa utskick av våra uppdrag.

Klicka på ditt kontonamn (vanligtvis ditt eget namn) i det övre vänstra hörnet, under profilbilden. Klicka sedan på bolagets namn i listan och sedan Edit i den nya vyn. När du fyllt i de uppgifter du vill uppdatera avslutar du genom att klicka på Save.

OBS! Ditt konto måste ha en av rättigheterna Sales, CEO eller Administrator för att du ska kunna redigera uppgifterna.

För detaljerad guide över hur du hittar uppdaterar bolagets uppgifter, följ länken:

Om det enda du ser är tidrapporter i systemet betyder det att ditt konto endast har rollen Consultant.

För att se och använda de andra funktionerna behöver du ditt konto en av rollerna Sales, Administrator eller CEO. För att ändra roll kan du ta hjälp av en kollega som har ett konto med någon av de tre rollerna, eller kontakta oss på info@asocietygroup.com.

Alla offerter till uppdrag skickas in genom vår konsultportal. Om du inte redan har ett konto, följ länken: https://asociety.inkopio.com/vms/Login och klicka på Apply for an account för att skapa ett.

I konsultportalen, navigera till uppdraget du är intresserad av. I rutan Profiles får du upp en lista på de konsulter du redan lagt in i systemet. Klicka på Offer på raden för konsulten och fyll i formuläret. Du kan sedan välja att skicka in offerten direkt genom att klicka på Save and submit, eller spara den som ett utkast genom att klicka på Save as draft.

Om den konsult du ska offerera saknas i listan, klicka på Add Consultant och fyll i formuläret, klicka sedan på Save och klicka slutligen på Offer.

Se vår användarinstruktion för en detaljerad guide: https://asociety.inkopio.com/vms/documents

Om du behöver hjälp eller stöter på ett problem, kontakta oss på: info@asocietygroup.com.

För att skapa en konsultprofil måste konsulten först vara tillagd som kontakt på bolaget.

I menyn, navigera till Consultants och Consultants igen, klicka sedan på Add Consultant för att lägga till konsulten som kontakt. När du har sparat kontakten kommer du in på kontaktkortet, navigera här till fliken Profiles. Du kan antingen välja att endast ladda upp ett CV, eller klicka på Show profile för att lägga till mer information.

För att se och ändra redan skapade profiler, navigera till Consultants och Profiles i menyn.

Du som har ett konto med rollen Sales, Administrator eller CEO kan på egen hand lägga till kollegor och skapa konton åt dem i portalen.

I menyn, navigera till fliken Consultants och sedan Consultants igen, klicka sedan på Add Consultant och fyll i uppgifterna i formuläret. När du sparat formuläret kommer du automatiskt till personens kontaktkort. Klicka här på Create user account, sedan Save, och till sist den gröna knappen Send welcome email.

Se vår användarinstruktion för en detaljerad guide: https://asociety.inkopio.com/vms/documents

Om du behöver hjälp eller stöter på ett problem, kontakta oss på: info@asocietygroup.com.

Vår konsultportal är strukturerad i bolagskonton, kontaktkort och användarkonton. Varje unikt bolag (baserat på org. nummer) kan endast ha ett bolagskonto, till det bolagskontot går det sedan att lägga till konsulter och medarbetare som kontakter och vid behov går det att skapa användarkonton till dem.

Till bolagskontot knyts även alla aktiva uppdrag bolaget har hos oss, samt de tidrapporter och fakturor som hör till uppdragen.

Ett användarkonto kan ha fyra typer av rättigheter:

• Consultant – Rättighet för de som är konsulter.
  • Se och fylla i tidrapporter.

• Sales – Rättighet för konsultchef eller motsvarande.
  • Se och fylla i tidrapporter åt konsulter.
  • Skapa nya användarkonton åt medarbetare.
  • Se befintliga uppdrag och avtal.
  • Se självfakturor.
  • Ändra uppgifter om bolaget (ej betalningsuppgifter).
  • Ansluta till sändlistor.
  • Få daglig och veckovis sammanfattning av publicerade uppdrag.

• CEO – Rättighet för VD eller ägare av bolaget.
  • Samma rättigheter som Sales, men kan även lägga till eller ändra betalningsuppgifter.

• Administrator – konto för administratörer eller ekonomifunktioner.
  • Samma rättigheter som CEO

För frågor och hjälp kring konton, kontakta: info@asocietygroup.com.

Se även vår användarmanual för portalen för ytterligare information.